Wie man Kollaboration zwischen Teams verbessern kann

Collaboration Retrospective

Wer kennt das nicht, Teams die enger und intensiver zusammenarbeiten sollten und doch aus verschiedenen Gründen es nicht schaffen, im Sinne des Ganzen, gemeinsame Ziele effektiv anzugehen. In vielen Fällen sind fehlende Kommunikation, Stress und fehlender Austausch von Angesicht zu Angesicht Ursache dafür.

Hier kann eine „Kollaborations Retrospektive“ helfen Hindernisse und Missverständnisse von den Betroffenen selber aus dem Weg zu räumen. Diese Form der Retrospektive basiert auf folgenden Grundsätzen:

  • Wünsche formulieren, anstatt Anschuldigungen machen oder Forderungen stellen
  • Positive und wertschätzende Ausrichtung der Gedanken
  • Raum schaffen um teamübergreifend in einen Dialog zu gehen
  • Raum schaffen, um Angebote als Antwort auf die Wünsche zu erarbeiten
  • Angebote und Massnahmen werden öffentlich, somit mehr Eigenverantwortung
  • Alle arbeiten mit, somit mehr Verpflichtung
  • Alle Betroffenen und Beteiligten organisieren sich zunehmend selber
  • Regelmässige Wiederholung hilft den Beteiligten, gewonnene Erkenntnis nicht aus den Augen zu verlieren

Der Ablauf der Retrospektive ist gleichermassen einfach wie effektiv (so jedenfalls der Feedback, den ich von Teilnehmern erhalte) und kann gut innerhalb einer Stunde durchgeführt werden.

Vorbereitung

  • Pinnwand vorbereiten gemäss Bild – dabei eine Spalte pro Team vorsehen
  • Post-It und Schreibmaterial bereit stellen

Durchführung

  1. Bilde teamübergreifende Gruppen, und lass diese Wünsche an die einzelnen Teams aufschreiben (am besten auf Post-It). Wichtig hierbei die Gruppen teamübergreifend zu mischen, so dass ein Dialog über Teamgrenzen hinweg statt finden kann. Timebox: 15 min.
  2. Jede Gruppe präsentiert dann seine Ergebnisse dem Plenum und beantwortet Verständnisfragen. Timebox: 5 min. pro Gruppe
  3. Nun ziehen sich die Teams zurück und schreiben Angebote auf, welche sie aufgrund der an sie gemachten Wünschen, anbieten möchten. Timebox: 20 min.
  4. Die Teams präsentieren im Plenum ihre Angebote. Timebox: 5 min. pro Team
  5. Jede Person bewertet auf einer Skala von 1 – 10 die Angebote der jeweils anderen Teams (durch Markierung auf der Werteskala unter den Angeboten). Timebox: 5 min.
  6. Wenn die durchschnittliche Bewertung eines Teams ungenügend ausfallen sollte (was eher selten der Fall sein wird), kann der Moderator das betroffene Team ermutigen andere bessere Angebote zu finden.
  7. Abschluss der Retrospektive bildet, das Sammeln von konkreten Massnahmen (was, wer, Termin). Es kann gut sein, dass keine weiteren Massnahmen notwendig sind und es einfach genügt die Angebote in den nächsten Tagen und Wochen im Auge zu behalten. Timebox: 20 min.

Nachbearbeitung

Ich habe gute Erfahrungen gemacht, wenn man die Pinnwand gut sichtbar für alle stehen lässt – das ist Protokoll genug. Bei einer nächsten Retrospektive, kann man die Wünsche und Angebote in der selben weise weiter verfeinern.

Bleibt nur noch viel Erfolg zu wünschen beim Durchführen dieser Retrospektive. Gerne nehme ich Erfahrungen entgegen und stehe jederzeit für Fragen zur Verfügung.

Renzo Venini
Agile Coach

3 Gedanken zu “Wie man Kollaboration zwischen Teams verbessern kann

  1. Ich habe kürzlich an einem Agile-Anlass bei deiner Session den Collaboration-Workshop kennengelernt. Letzte Woche habe ich die Methode bei uns in der Firma angewendet. Es ging darum einen Weg zu finden wie wir zukünftig Releases planen wollen. Verkauf und PM wollen möglichst wenig Planung, resp. nur sehr kurzfristig. IT-Betrieb und DBA wollen eine möglichst langfristige Planung und wollen von den Entwickler zeitnah informiert werden, wenn es Verzögerungen in der Release-Ausliefrung gibt. Die Entwickler und Tester wollen die Informationen über die Releases und wann sie vorgesehen sind möglichst frühzeitig. Ich habe, wie bei dir gelernt zuerst die drei Gruppen gemischt die Wünsche, und danach in den reinen Gruppen die Angebote formulieren lassen. Im Anschluss wurde bewertet. Da die Bewertung bei Verkauf/PM und bei Entwicklung/PM zum teil noch negativ war, wurden die Angebote der beiden Gruppen nach kurzer Diskussion verbessert, so das alle über 50% Zufriedenheit zu liegen kamen.
    Dank der Methode waren alle sehr konstruktiv und die ganze Session dauerte etwas mehr als eine Stunde. Wir diskutieren das Thema schon länger, haben aber jetzt das erste Mal einen vielversprechenden Lösungsansatz erarbeitet. Die Stimmung war am Ende des Meetings so gut, dass vereinbart wurde im Frühling, so quasi als Erfolgskontrolle, wieder einen Kollaboration Workshop durchzuführen, dieses mal aber mit der Ergänzung, dass im Anschluss eine Grillparty stattfinden solle.
    Besten Dank für diese super Methode, Renzo!

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  2. Hallo Renzo,
    wenn ich es richtig verstehe, dann ist das eine Retrospektive „in Groß“? Mich würde dabei interessieren, um wieviele Teams es dann dabei für gewöhnlich geht und wie viele Personen in Summe dann an der Retro teilnehmen.

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    1. Hallo Nina, danke für die sehr gute Frage. Meine grösste Retro war mit 3 Teams und 16 Teilnehmern. Ich würde jedoch nur so viele Gruppen und Teams wie nötig in dieselbe Retro einbeziehen um nicht den Fokus zu verlieren. Es geht ja darum die Zusammenarbeit zwischen den Gruppen/Teams zu verbessern und dabei würde ich
      mich darauf konzentrieren wo dies am dringendsten angeschaut werden soll. Weniger ist mehr. Hilft dir das?

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